Outils de dématérialisation

Cet outil vous permet de réaliser jusqu’à 70% d’économies sur le coût de gestion de vos factures et de gagner du temps grâce au format électronique.

Un gain financier direct pour votre entreprise

• Suppression du format papier (diminution de l’empreinte écologique)
• Réduction des coûts d’affranchissement et de stockage
• Amélioration de la trésorerie
• Gain de temps et simplification des process

100% sécurisé

Zeendoc vous permettra d’avoir une piste d’audit fiable, c’est à dire que vous pourrez « retracer et justifier comptablement chaque étape de la commande à la facturation et inversement ».

En quelques clics, classez et liez votre facture à l’ensemble des documents qui la justifient.

Grâce à Zeendoc améliorer le partage et l’échange d’information en interne et avec vos fournisseurs.

La réception de vos documents fournisseurs

Que ce soit en format papier ou électronique, nous vous proposons différentes solutions de dépôt rapides et adaptées à tous types de supports.

• Papier : peu importe le format (A4, A3, CB…) & compatible avec l’ensemble des scanners et copieurs.
• Document électronique 
• Format Factur-X : les informations présentes dans le fichier XML seront récupérées.
• Collecteur de Factures : Certaines factures sont seulement disponibles dans les espaces clients sur les sites de vos fournisseurs, vous pourrez alors connecter vos espaces clients directement à Zeendoc qui collectera vos factures.

Factur-X est le nouveau standard franco-allemand de facturation électronique hybride.

Lors du dépôt de documents au format Factur-X au sein de zeendoc, les champs de classement existant dans le classeur seront récupérés dans le fichier XML automatiquement.

Avantages :

• Richesse et fiabilité
• Liaison des documents dans un dossier unique
• Gestion accélérée
• Historique/ Suivi fournisseur
• Export Excel et production de graphiques

Gagnez du temps en signant vos documents par voie électronique en toute sécurité et simplicité.

Zéro papier et aucune tâches manuelles

Depuis Zeendoc vous pourrez envoyer vos documents par email à vos clients et les faire signer sans aucune installation nécessaire.

La signature électronique possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

De plus, vous serez informé en temps réel de l’avancement du dossier grâce au suivi en ligne des statuts de signature. Une fois le contrat signé il sera directement archivé dans Zeendoc.

Les avantages :

• Gain de temps : réduction des délais de traitement
• Economie des déplacements
• Suppression du papier et des tâches manuelles grâce à la dématérialisation
• Respect de l’environnement
• Envoie de la signature, suivi et gestion
• Signature électronique dans le respect de la législation française et européenne

Le passage à la dématérialisation vous permettra en quelques clics de gérer la distribution et l’archivage des bulletins de paie électronique.

Comment ça marche ?

Vous disposerez d’un coffre-fort électronique mis à votre disposition afin d’avoir un accès entièrement sécurisé à vos bulletins de paie 24h/24 et 7j/7 avec un système d’Archivage Electronique pour une durée minimum de 50 ans (même en cas de départ de l’entreprise).

Vous pourrez également gérer la totalité des différentes mentions obligatoires telles que : prélèvement à la source, cotisations salariales, sécurité sociale, …

Conforme à la loi du Travail

Tous les bulletins de paie remis aux salariés par voie électronique seront signés électroniquement conformément au code du travail.  

La GED au service de vos collaborateurs en déplacement.

 Zeendoc et les notes de frais 

Vos collaborateurs pourront désormais déposer leurs notes de frais directement sur Zeendoc en les photographiant avec leurs téléphones, elles seront ensuite automatiquement classées.

Simplifiez la gestion de vos notes de frais !

• Plus de perte de justificatif
• Simplification de la validation et contrôle des notes de frais
• Gain de temps
• Gain de productivité
• Maitrise des dépenses